4.2 Innkaup
Ef halda á utan um vörubirgðir er mjög mikilvægt að allt sé skráð jafnóðum. Birgðir skráð í innkaup og sala skráð í sölukerfinu. Vel þarf að gæta að réttum gögnum.
Við erum búin að búa til viðskiptavini og vörunúmer, en þar sem við eigum engann lager(núll magn á lager) getum við ekki selt neitt.
Með skráningu á innkaupareikningum eru slegnar tvær flugur í einu höggi:
- Uppfærsla á birgðum í sölukerfi
- Fjárhagsfærslur verða til í leiðinni, gjaldfærsla(eignfærsla) og skuldfærsla
Hér ætlum við að skrá tvo innkaupareikninga, annarsvegar innkaup á Alpa skíðaskóm frá Alpalandi og hinsvegar innkaup á Durey og Elite gögnuskóm frá Gönguskóbúðinni.
Þessi reikningur er dagsettur 02.01.2021:
- Sláðu inn kennitölu á viðskiptamanninum
- Sláðu inn reikningsnúmer #324
- Sláðu inn dagsetningu reiknings - 02.01.2021
- Sláðu inn samtals upphæð reiknings án vsk
- Sláðu inn vsk á reikningi
- Sláðu inn samtals magn
- Fylltu inn í vörulínurnar eftir töflunni , bókhaldslykill á að vera 2100 (vörukaup, efra þrep)
- Smelltu á "Villuleita" - gott er að villuleita áður en maður skráir og bókar
- Smelltu á "Skrá birgðir og bóka" til þess að staðfesta innkaupaskráninguna
ATH! Ef þessi villa kemur upp: Vara er ekki merkt þannig að hún sé í birgðarbókhaldi og vörulína mun því ekki uppfæra birgðir. Hægt er að merkja vöru í birgðum með því að smella á táknið.
Þá hefur gleymst að merkja vöruna í birgðir þegar vara var stofnuð og þá þarf að smella á táknið sem er lengst til vinstri í línunni og þá skráist varan í birgðir.
Bókun í fjárhagskerfi:
Skráning á innkaupareikningum uppfærist ekki sjálfkrafa heldur verða til dagbókarfærslur sem þarf að staðfesta. Þá þarf að fara í Bókhald / Skráning færsla / Skráning og leita að ófrágengnum færslum á viðkomandi tímabili, og staðfesta til að þær bókist í fjárhagskerfi.
- Sláðu inn dags. frá 01.01.2021 og dags. til 31.12.2021
- Passaðu að hakað sé við "Ófrágengið"
- Passaðu að Fskj.fl sé "81-Innkaupaskráning"
- Ef allt er rétt smelltu þá á "Staðfesta" - þá eru færslurnar staðfestar og bókaðar
Nú væri gott að kíkja á birgðalistann. Þú finnur hann undir Sölukerfi / Fyrirspurnir / Birgðalisti. Hann ætti þá að líta svona út:
Nú þarf að gera alveg eins fyrir innkaupareikninginn frá Gönguskóbúðinni. Það þarf að skrá hann í innkaup, skrá í birgðir og bóka, staðfesta fjárhagsfærslurnar og skoða birgðalistann.
Þessi reikningur er dagsettur 02.01.2021: 
Svona lítur innkaupaskráningin út: 
Muna að bóka dagbókina og birgðalistinn lítur þá svona út: 